Keine E-Mail-Flut mehr
Verwalte deine Inbox aktiv durch regelmäßiges Aufräumen und die Nutzung von Filtern. Unwichtige E-Mails sofort löschen oder archivieren, wichtige markieren. So bleibt deine E-Mail-Übersicht klar und überfordert nicht.
Sobald die unwichtigen E-Mails gelöscht sind und die unnötigsten Newsletter abbestellt sind (ein paar liebgewonnene darfst du natürlich behalten), ist der erste wichtige Schritt gemacht. Hier sind zwei weiterführende Tipps für den ganzen Rest.
Tipp 1: Unterscheide drei Kategorien von E-Mails
Alle E-Mails, die du nicht direkt gelöscht hast, wollen etwas von dir. Hier gibt es drei wichtige Kategorien:
- Du musst etwas tun, z.B. Informationen zusammenstellen und dann antworten. Markiere dir diese E-Mails (z.B. Fahne in Outlook) und – wenn es nicht kurzfristig erledigt werden kann – plane sie in deiner To-do-Liste bzw. Kalender für später ein.
- Du musst nur etwas lesen bzw. zur Kenntnis nehmen. Sammele diese E-Mails am besten in einem eigenen Ordner namens „Lesen“ und kümmere dich gebündelt um diese E-Mails. Das Suppenkoma ist ein guter Zeitpunkt dafür.
- Du wartest auf jemanden. Klassiker ist die Paketankündigung oder auch, dass dir jemand im Team zusagt, etwas für dich zu erledigen. Sammle diese E-Mails in einem „Warten“-Ordner. Schaue diesen Ordner einmal pro Woche durch und entscheide, wo du nochmal nachfassen musst oder ob das zwischenzeitlich erledigt wurde.
Tipp 2: Zerdenke nervige E-Mails
Manche E-Mails haben den Appeal von stinkendem Fisch. Machst du später.
Später kommt, aber der Geruch der Mail ist noch nicht besser geworden. Es bleibt bei später.
So können Tage und Wochen vergehen, ohne dass sich hier etwas bewegt oder vorangeht. Wenn du nach dem zweiten oder dritten Tag merkst, dass du diese E-Mail meidest, so gehe auf Ursachensuche. Frage dich, was genau dich abhält. Hilft dir Antwort? Falls nein, so bleibe hartnäckig und frage weiter warum. Spätestens nach fünf Warum bist du zum Kern des Problems vorgedrungen und bereit für den nächsten Schritt.
Noch mehr Informationen
Jede Menge Inhalte bietet diese YouTube-Playlist über Inbox Zero von Sascha.
Zufällig hier gelandet?
Diese Karte ist Teil des Spiel „digitale Achtsamkeit“ von BOSODO Games. Hier lernst du gemeinsam mit anderen, digitale Ablenkungen zu überwinden – spielerisch, interaktiv und mit viel Spaß! Statt stundenlang Bücher zu wälzen, bietet unser Kartenspiel schnelle, praxisnahe Lösungen, die du direkt im Alltag umsetzen kannst.